Regionaal samenwerken
Het Shared Service Center (SSC) van gemeente Leeuwarden werkt niet alleen voor gemeente Leeuwarden. De ondersteuning van de afdelingen ICT, Informatiemanagement, Belastingen, Communicatie, Financiële administratie en inkoop, Personeel en Organisatie, Facilitair en documentaire informatievoorziening gaat veel verder. Een gesprek met Hendrik Jan de Vries (Relatiebeheerder SSC) over de rol van het SSC in de regio
Grote broer
Hendrik Jan: “Leeuwarden heeft als hoofdstad en grootste gemeente van Fryslân een regio functie. Dat houdt in dat we naast onze eigen bedrijfsvoering ook andere gemeenten ondersteuning bieden. Dat doen we als gemeente op meerdere vakgebieden en het SSC doet dat bijvoorbeeld als het gaat om de ondersteuning van de primaire taken. We werken op dit moment samen met alle Waddeneilanden, Waadhoeke, Noardeast-Fryslân, maar ook met aan gemeenten gelieerde organisaties zoals FUMO en De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid NW-Fryslân, BV Sport en RIEC Noord.”
Win-win
Dat we als grootste organisatie onze verantwoordelijkheid pakken in de regio heeft niet alleen voordelen voor die externe partijen. “Het is echt een win-win relatie. Alleen met onze gezamenlijke schaalgrootte (4500 gebruikers) kunnen we met eigen experts een professionele en robuuste ICT infrastructuur in de lucht houden. Dat geldt ook voor andere taken. Denk bijvoorbeeld aan de gemeentelijke belastingen en de personeels- en de salarisadministratie.”
Niet verplicht
“Binnen onze samenwerking pakken we samen nieuwe projecten op. Hierbij kan iedere partner besluiten al dan niet aan te sluiten bij een project”, zegt Hendrik Jan. “Zo werkt Leeuwarden bij de ontwikkeling van Zaaksysteem REX samen met Waadhoeke en Noardeast-Fryslân, terwijl bij de het nieuwe e-HRM systeem (AFAS) ook FUMO, Ameland, Vlieland en Schiermonnikoog zijn aangesloten. Partners kunnen zo gebruik maken van de voordelen van de samenwerking zonder hun zelfstandigheid te verliezen.”
Enkel voordelen?
Op de vraag of er ook nadelen kleven aan de samenwerking knikt Hendrik Jan bevestigend. “Meer organisaties zorgt voor meer wensen en voor meer afstemming. Zo duurt de gemiddelde aanbesteding vaak langer en is complexer. Dat valt echter weg tegen de voordelen die het oplevert. Door het niet allemaal zelfstandig te doen, gaan we efficiënter om met gemeenschapsgeld. Alle partijen doen mee op basis van gelijkwaardigheid. Als grote organisatie leren we daarbij ook regelmatig van de kleinere organisaties als het gaat om pragmatisch werken. Zolang we voor ogen houden waarvoor we het doen, komen we er altijd uit!”
Mijlpalen
“Wat we de komende maanden nog meer gaan merken van onze samenwerking? In januari gaan we over naar AFAS. Daarna gaan we de functionaliteit op het gebied van e-HRM in de 2e fase verder uitbreiden. Ook gaan we in 2022 intensiever samenwerken met Microsoft 365 en kiezen we het komend jaar gezamenlijk een nieuwe belastingapplicatie. Als laatste noem ik het nieuwe sociaal intranet/digitale werkomgeving waarmee we in het eerste kwartaal willen starten. Voldoende leuke uitdagingen waarbij we onze dienstverlening continu willen verbeteren!”