Project Robotisering

“De robot die we gebouwd hebben voor de Tozo-regeling bijvoorbeeld, kopieert gegevens vanuit de mail naar het systeem en handelt het werk in het systeem vervolgens af”, legt Harry uit. “Als medewerkers dat handmatig moeten doen, zijn ze daar veel tijd mee kwijt. De robot doet dat in een paar minuten.”

Geen kunstmatige intelligentie
De robot doet alleen standaard werk, benadrukt Harry. “Wij maken beslist geen gebruik van kunstmatige intelligentie. De robot maakt zelf geen keuzes en gaat niet zelf op zoek. De robot voert alleen standaard handelingen uit.”

Spoedjes
De eerste zeven robots zijn inmiddels afgeleverd. “Daar zaten door corona veel ‘spoedjes’ bij. De verschillende coronaregelingen leveren de gemeente namelijk extra werk op. Het mooie is dat wij iets maken waar vervolgens duizenden mensen profijt van hebben. Want door de robots kunnen we de regelingen veel sneller en nauwkeuriger uitvoeren.”

Robot is een blijvertje
De robot is dan ook een blijvertje. “Robots zijn niet meer weg te denken. Je ziet ook dat (jonge) mensen die nu bij de gemeente komen werken, niet accepteren dat ze handmatig gegevens van het ene in het andere systeem moeten zetten. Dat is zo zonde van je tijd en kan zoveel efficiënter.”

Zelfstandig team
Anderhalf jaar geleden ging het team dat de robots maakt van start. “In het begin waren we onderdeel van de Leeuwarder Digitale Agenda. Maar omdat we al snel succes boekten, zijn we als zelfstandig team verder gegaan.”

Robots bouwen
Net als Harry is Eddy Carsouw één van de teamleden van het eerste uur. Hij is functioneel (applicatie)beheerder/ontwikkelaar. “Om met het team binnen een paar weken een werkende robot op te leveren is natuurlijk fantastisch. Toen we met robotisering aan de slag gingen, was ik direct geïnteresseerd en heb ik online trainingen gevolgd.” Om robots te kunnen bouwen, hoef je volgens Eddy geen enorme ICT-er te zijn. “Je moet goed de processen kunnen analyseren en de technische ontwikkelwerkzaamheden heel veel oefenen.  Kennis van automatisering en programmeren is natuurlijk wel mooi meegenomen.”

Overstap
Voor Jelmer Holwerda, één van de collega’s van het Sociaal Domein die namens zijn afdeling bij de bouw van de Tozo-robot betrokken was, reden om te solliciteren voor een nieuwe baan als robotontwikkelaar. “Daar zijn we echt heel blij mee”, zegt Harry. “Leuk om te zien dat iemand zo enthousiast is geworden over ons werk, dat hij onderdeel wil zijn van het team.”

Overstap
Ook Erik Langendijk stapt over en gaat aan de slag als robotontwikkelaar. Hij werkte bij de Servicedesk en was vanaf het begin geïnteresseerd in robotisering. Eddy: “Jelmer neemt veel kennis mee over de processen binnen het Sociaal Domein en daar kunnen wij van profiteren. Want binnen het Sociaal Domein is er nog genoeg te doen. En met de komst van Erik brengen we technische kennis en programmeerervaring in het team.”

Gegevens kopiëren
De komende maanden staan er meerdere robots op de planning. Het team onderzoekt vooraf welke werkzaamheden door een robot overgenomen kunnen worden. “Daarbij gaat het meestal om veel van dezelfde soort handmatige handelingen. Bijvoorbeeld gegevens kopiëren vanuit mail naar een excelbestand. We houden meestal een aantal van ongeveer 1000 casussen per jaar aan.” Als iets zich leent voor robotisering, volgt er een intake en wordt er een businesscase gemaakt. Daaruit blijkt of de bouw van een robot financieel uit kan of niet.

”We hebben al veel werk verricht binnen het Sociaal Domein, maar we zien ook kansen bij bijvoorbeeld Belastingen.In het begin waren er medewerkers die bang waren dat ze door de robots hun werk kwijt zouden raken. Maar dat is eigenlijk nooit het geval. De meeste mensen hebben meer dan genoeg werk op hun bord liggen en zijn blij dat ze de vervelende klussen aan een robot over kunnen laten.”